По данным опросов, директора 70% промышленных предприятий озабочены низкой эффективностью управления закупками и запасами. Эта сфера таит в себе значительные резервы прибыльности: предприятия, добившиеся результатов в борьбе за эффективные закупки, заявляют о снижении закупочных цен в среднем на 2-5% и повышении оборачиваемости запасов материалов и комплектующих в 1,5-2 раза. Однако добиться таких впечатляющих результатов удается немногим.

Дорога к эффективным закупкам состоит из двух отрезков: обеспечение информационной прозрачности процесса закупок и их оптимизация. Первый - бесконечно трудный, но необходимый, второй - бесконечно длинный и приятный. Бессмысленно пытаться пройти второй отрезок, не пройдя первый.

Если на вашем предприятии выполняется хотя бы одно из двух условий:

• снабженцы работают по «проверенным годами связям», не прилагая достаточных усилий для получения предложений от новых поставщиков,
• выбор «лучшего» варианта делает сам снабженец, и информация об имевшихся альтернативах не покидает периметра его рабочего стола,

это значит, что вы не контролируете закупки вашего предприятия, и начинать вам, увы, предстоит с самого начала. Правда, можем вас успокоить: пока вы не отстали от большинства и имеете все шансы опередить своих конкурентов.

Итак, мы предлагаем вам сделать первые пять шагов по пути повышения эффективности закупок. Практика чужих проб и ошибок показывает, что именно эта последовательность дает самые быстрые результаты при наименьших затратах.

1. Создайте в информационной системе предприятия «место встречи» заказов на закупку и предложений поставщиков. Храните предложения поставщиков и цены заключенных сделок.

2. Централизуйте закупки, если они децентрализованы. Добейтесь того, чтобы на основе утвержденного месячного плана производства в кратчайший срок автоматически рассчитывалась потребность в основных материалах и комплектующих в разрезе номенклатурных позиций. Убедите ваших работников вводить в информационную систему заказы на закупку для ремонтно-эксплутационных и инвестиционных нужд в момент возникновения потребности.

3. Доводите информацию о ваших потребностях до широкого круга потенциальных поставщиков через собственный веб-сервер, электронные рассылки, доски объявлений. Обязательно добейтесь автоматического обновления размещенной информации путем «увязки» программного обеспечения используемых серверов с вашей информационной системой.

4. Стремитесь перейти от телефонов и факсов к обмену информацией по каналам электронной связи. В качестве постоянных выбирайте поставщиков, которые готовы идти вам в этом навстречу.

5. Получайте предложения поставщиков через веб-сервер компании. Обязательно добейтесь того, чтобы предложения поставщиков через сервер поступали напрямую в информационную систему, а не на электронный адрес отдела закупок. В дальнейшем стремитесь интегрировать программное обеспечение поставщика с вашим собственным, чтобы еще более упростить информационный обмен.

Приведенный набор шагов является необходимым и достаточным для того, чтобы ваши усилия и вложение нескольких тысяч долларов были вознаграждены. Однако это еще не все. Два совета:

• Завоеванную высоту нужно удержать. Следите за тем, чтобы вновь введенные правила и порядки неукоснительно выполнялись. Всегда. Именно это - самое трудное.
• Создайте у ваших сотрудников убеждение, что их усилия не напрасны. Измените систему мотивации снабженцев так, чтобы размер премии зависел от достигнутых результатов: снижения затрат на закупки и повышения оборачиваемости запасов. Это сложно, но возможно.

Если вы решили всерьез заняться закупками, у вас впереди нелегкий год. Но разве освобождение трети вашего склада и заметный рост прибыли не стоят таких усилий? И это только начало - впереди новый отрезок пути к светлому будущему ваших закупок - минимизации транспортно-заготовительных расходов и еще более радикальному сокращению запасов.