Что это за инструмент и как он может пригодиться Вашему предприятию?

Инструмент управления предприятием через Центры финансовой ответственности уже давно используется всеми успешными компаниями, причем последние год-полтора активно проявляется и в России.

По своей сути это инструмент для тех, кто хочет оперативно управлять бизнесом и воздействовать на него:

• иметь системное представление о направлении и темпах развития предприятия и влиять на процесс развития;
• понимать, за счет чего стало возможным достижение результата, кто реально приложил к этому усилия;
• знать, какое звено в системе «Предприятия» тормозит движение;
• определить наиболее эффективные места компании, ее слабые звенья, и, путем воздействия на них, добиваться максимального эффекта.

Внедрение технологии управления предприятием по Центрам финансовой ответственности переводит процесс управления на новый качественный уровень, заключающийся в управлении по целям вместо традиционного подхода по функциям.

Итак, под Центром финансовой ответственности подразумевается сегмент внутри предприятия, во главе которого стоит лицо, отвечающее за достижение целевых показателей в пределах установленных для него ограничений и выделяемых ресурсов, а также принимающее решения о целесообразности затрат подразделения.

Эффективность работы предприятия по ЦФО определяется следующими областями:

• цели (для каждого ЦФО должны быть четко сформулированы цели, ради которых оно работает),
• права и обязанности (устанавливаются рамки ответственности и возможности для ЦФО),
• ресурсы (чем может пользоваться ЦФО для достижения поставленных целей).

В чем заключается подход к внедрению системы ЦФО на предприятии?

Разработка системы управления по ЦФО предусматривает:

• разделение подразделений предприятия по центрам ответственности, определение статуса ЦФО;
• создание перечня планов, составляемых каждым ЦФО, определение целевых показателей, которые наиболее полно отражают деятельность ЦФО (набор показателей устанавливается отдельно для каждого конкретного ЦФО);
• разработка методики расчета показателей (параллельно проводится работа по классификации затрат в соответствии с теми признаками, которые наиболее полно удовлетворяют параметрам оценки эффективности работы ЦФО);
• определение регламента взаимодействия по горизонтали (между ЦФО), а также по вертикали (между верхним звеном и отдельными ЦФО;
• создание перечня отчетных форм, составляемых каждым ЦФО в процессе работы и по итогам планового периода.

Приступая к разработке системы управления через ЦФО, необходимо провести анализ действующей системы управления. Почему следует начинать именно с анализа? Дело в том, что в процессе работы необходимо придерживаться эволюционного характера развития предприятия: определить цели его развития, использовать все положительные наработки в области системы управления, а также выделить «узкие места». И лишь по итогам этой работы можно сформулировать базовую модель управления и определить систему взаимодействия ЦФО в процессе реформы, а не в момент скоротечной ломки.

Следующим этапом, необходимым для внедрения системы управления по ЦФО, является изучение характеристик и тесноты связей между бизнес-процессами, действующими на предприятии:

• Если действующие на предприятии бизнес-процессы имеют слабую зависимость (т.е. ведется несколько производственных направлений, применяются различные технологии производства), для формирования ЦФО разрабатываются правила, методики и процедуры определения доходов, расходов и других показателей, характеризующих деятельность отдельных подразделений.
• В случае, когда бизнес-процессы на предприятии тесно связаны между собой (например, полный производственный цикл, один вид товарной продукции, действуют принципы производственной кооперации, развитое вспомогательное производство), в качестве дополнительного элемента в системе управления по ЦФО может появиться трансфертное ценообразование.

От того, насколько грамотно произведена работа по выделению ЦФО, зависят последующие результаты управления предприятием. Разрабатывая структуру предприятия как совокупность ЦФО, необходимо постоянно задаваться вопросом: помогает ли эта система действовать правильно? «Правильные действия» - это те, которые могут дать наилучшие результаты для Вашего предприятия в целом.

Какие можно ожидать результаты от внедрения системы управления по ЦФО?

Обобщая опыт работы предприятий, перешедших на управление через ЦФО, можно отметить следующие изменения в технологии управления:

• Для предприятия в целом: система управления через ЦФО предусматривает активное участие менеджеров среднего звена в процессе развития предприятия (формирование плановых показателей, поиск эффективных путей использования ресурсов, ответственность за принимаемые решения). За счет вовлечения в процесс управления линейных менеджеров существенно улучшается качество планирования, повышается ответственность менеджеров за выполнение планов, а значит, повышается управляемость предприятием в целом.
• Для руководства высшего звена: за счет передачи «рутинных» функций руководителям ЦФО у руководства высшего звена открываются новые горизонты: высвобождается много времени, появляется возможность поработать над стратегическими вопросами развития предприятия.

Какие могут возникнуть сложности на этапе внедрения и как их преодолеть?

Еще до того, как Вы решите перейти на новую систему управления по ЦФО, необходимо осознавать, что цена такому решению может быть в обострении внутренней борьбы за общие ресурсы, рассогласовании интересов структурных подразделений предприятия. По сути, в этом заключается основная сложность, возникающая на этапе внедрения. К этому надо быть готовыми и, как показывает практика, это возможно преодолеть.

В этой связи можно привести следующий пример: на машиностроительном предприятии была проведена работа по выделению ЦФО. Когда речь зашла о формулировке цели для ЦФО «Снабжение», рассматривался вариант «Сокращение затрат на поставку качественного сырья, материалов, комплектующих».

Казалось бы, вполне логично. Однако в такой формулировке не была учтена общая цель предприятия, включающая в себя, кроме всего прочего, и бесперебойность производства. Команда, работающая над разработкой Положений о работе ЦФО, своевременно учла этот момент и внесла соответствующие изменения. В результате цель ЦФО «Снабжение» звучала следующим образом: «Обеспечение бесперебойной работы ЦФО «Основное производство» и ЦФО «Вспомогательное производство» при целевом сокращении затрат на поставку качественного сырья, материалов, комплектующих».

Действенным инструментом решения этой задачи является грамотно построенная система мотивации персонала, которая стимулирует развитие отдельных ЦФО в том направлении, в котором должно двигаться предприятие в целом: цели подразделений и показатели оценки их эффективности формируются таким образом, чтобы в процессе их реализации достигалась общая цель функционирования предприятия. На этих же условиях разрабатывается и регламент взаимодействия ЦФО.

Определенным тормозом на пути внедрения системы управления предприятием через ЦФО может быть инерционность отдельных подразделений и исполнителей. Перебороть это возможно лишь при активном участии и вовлечении в процесс разработки и внедрения технологии руководства предприятия. Необходимо разрабатывать такие правила и процедуры, которые будут стимулировать достижение конечных целей предприятия. При этом они должны быть понятны всем участникам процесса. В любом случае не стоит забывать, что фирма есть не что иное, как торжество кооперации над конкуренцией, поэтому любое управленческое решение не должно нарушать этот баланс.

Дополнительная информационная нагрузка на исполнителей (каждому ЦФО необходимо готовить планы, оформлять заявки на ресурсы, соблюдать управленческую отчетность и проч.) является еще одной сложностью, с которой придется столкнуться при внедрении. Работу ЦФО и финансовых служб облегчит внедрение интегрированных информационных систем, которые также повышают достоверность и оперативность сбора данных.

Реализация идеи управления по ЦФО таит много ловушек, большинство из которых можно избежать. Вот примеры типичных ошибок:

• разработка такой системы управления, для которой трудно собрать точные или полные данные;
• выделение слишком большого количества объектов учета и измеряемых показателей, что приводит к лишним расходам и волоките;
• неверно произведенное выделение ЦФО (несколько центров ответственности объединены в единый объект учета и планирования, в рамках одного ЦФО расходы финансируются из различных источников и проч.);
• разработка противоречивых целей для ЦФО (между отдельными ЦФО, а также целями предприятия);
• формальность оценки эффективности работы ЦФО;
• создание сложных для понимания систем и измерений.

Зачастую взглянуть на себя изнутри бывает сложно: где-то ощущается недостаток времени, что-то кажется привычным и удобным, а порой просто не хватает свежего взгляда. Поэтому для проведения работы целесообразно подключить грамотных специалистов, которые сформулируют условия, последовательность и содержание работ по выделению ЦФО для Вашего предприятия, причем не на базе стандартных моделей, а определяя наиболее адекватный подход в существующей хозяйственной системе и стоящей перед ней целями. Задача непроста, но вполне достижима. Реализовав внедрение системы управления по ЦФО, Вы сможете эффективно руководить своим бизнесом и достигать качественно новых результатов.